GTD頭の再整理（②分類・整理）：タスクを抜き出し実行可能な形に整理

　前回は①収集ということで、散逸している「気になる事を」漏れなく集めるために、一旦保管しておく場所「inbox」を設定すること、そのinboxをどこに置くかについて考えました。inboxは、無意識でも分かるように数少なくしておくこと。必ず漏れなく入るようにinboxの変更、追加をしていくことなども書きました。

　今回は②分類・整理です。気になる事を収集しましたが、タスクを抜き出し、分類し実行につなげるステップです。

　分類や整理というと、「書類の整理」をイメージするのですが、今回は、あくまでもタスクを洗い出すこと。そのタスクを実行しやすく分類しておくのが主眼です。よって、資料整理とは切り離して考えるべきです。ついつい、①収集や、今回の②分類・整理で、資料の整理に足を突っ込んでしまいがちですが、そこは切り離し、別に時間を設けます。

　分類のための質問と分類項目は、次のとおりです。

　■行動を起こすものかどうか？
　　No・・①ゴミ箱、②保留（今できない、やるかどうか不明）、③資料
　　Yes・・④次にやること、⑤プロジェクト（行動が複数にわたるもの）、⑥カレンダー（行動が特定の日付）、⑦連絡待ち（人にまかせたタスク）

　分類の際に、項目の定義をしっかりしておかないと、タスクが混じってしまい分類の意味がなくなってしまいます。運用しながら徐々に分類方法が変化してしまうこともあるので、明文化した方がいいと思います。

　これが私の現時点での定義です。

　■次にやること・・優先順位はともかくも、やろうと思えば今できることは全て。（場所の制約があった場合も、ここに分類。（コンテクストで設定））
　■プロジェクト・・タスクが複数にわたるもの。（保留に該当するものを除く）
　■保留・・今できないこと（実施日が特定されていないもの）、いつかやりたいと思っていること。
　■カレンダー・・今できないこと（実施日が特定されているもの）

　それぞれの項目に入るタスクには、請求書（支払が必要）、手紙（返事を書く）など、書類が伴っている場合があります。そのため、タスクを一覧するためのデータはPC（Omnifocus）に、書類については項目毎にクリアフォルダをつくりそこに入れます。当然、書類がないタスクもありますので、クリアフォルダにはいる書類は、PCにあるタスク一覧のうち一部のみです。逆に、PCの一覧には全てのタスクが入っている状態にします。

　こうやって、inboxに入ってきた気になることを分類します。そして、タスクの部分を抜き出し、整理を行います。次に、整理したタスクを「③実行」しますが、この整理だけではなかなか実行に結びつきにくいのです。
　これをいかにクリアしていくかについて、次回書きたいと思います。