GTD頭の再整理（③実行）：見通しを完全につけるということ

　前回は②分類・整理でした。inboxに集めた「気になる事」のうちタスクを抜き出し、分類し実行につなげるステップです。注意すべき点は、資料整理は別の時間をとって、切り離して考えること。分類する４つの箱の定義をしっかりして、相互に混じり合うことがないようにする、でした。

　今回は、③実行です。分類したタスク群から、やるべきアクションを決めて実行します。
　アクションとは、沢山あるタスクの中から本日やるものを抽出したものです。私は前日に明日の状況を踏まえて、アクションを決定しています。

　しかし、アクションがあふれてしまって、結局当日中に完了しないという問題が頻繁に発生します。これには2つ原因があります。一つ目はそもそも１日でこなせるアクションの量ではない、二つ目は突発事象が入ってやる時間がなくなってしまうというものです。

　まず一つ目です。明日のアクションを大量に設定しすぎてこなせないという事を私も幾度となく繰り返しています。明日への期待値はものすごく高いのです。だから、こなせる適正な量というものを知っておく必要があります。
　そこで、たすくま、taskchute方式です。ルーチンタスクと過去のログからアクションに使える時間を見積もることが出来ます。明日の見通しが立てられるのです。ルーチンタスクを積み上げるだけで、アクションに使える時間は１時間を切っている。などということもあります。そこにアクションを詰め込んでも出来る訳がないのです。このことをアクションを設定する際に知ることが出来るのは大きいです。
　これを書いたのが、以下の記事です。

　決定する際の判断材料をもっておくという観点で、「ストレスフリーの整理術」では、『①状況、②使える時間、③使えるエネルギー、④優先度　を考慮する。』と述べています。アクションが多すぎる問題は「②使える時間」のことです。判断材料をもって、見通しが立てられるのは、とても大きいです。

　次は、二つ目の突発事象です。これも、「ストレスフリーの整理術」で述べられています。

　仕事において健全な精神状態を保つためには、今しなくていいことをきちんと把握し、それらについて安心していなくてはならない。それには、inboxを定期的に処理して仕事の内容を明らかにし、あらゆるリストを適切な間隔でレビューしていく必要がある。すべてのやるべきことを把握したうえで、入ってきた仕事を他の仕事より優先させるのなら、何ら問題ない。（中略）　自分がやるべきことをすべて把握しており、何をしなくていいかについて安心していれば、「予定外のこと」についても的確な判断を下すことができる。

　正に仕事の見通しが完全についていれば、突発事象に対する判断がつくということです。
　見通しを完全につけるためには、GTDのシステムが機能していなければいけません。GTDを機能させるためには、特に④レビューが重要です。

　この④レビューについては、次回に詳しく書きたいと思います。

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術