タスク管理と時間管理を円滑につなぐ「橋渡し」

　タスク管理システム（Todolist）や時間管理システム（たすくま）を日々活用していますが、いろいろと不満があります。

　まず、タスク管理システム（Todolist）を使う時に感じる不満です。期限を設定すると、期限までに終わらなくて、期限切れのタスクばかりになり、嫌になってやめてしまう。その期限までにそのタスクを本当に終了できるだけの時間があるのか。それが分からないのです。

　また、時間管理システム（たすくまなど）を使う時に感じる不満もあります。
　事前にすべての行動を計画しなければいけないのか？全て詰め込まなければいけないのか？たすくまに全てを押し込もうとすると、圧迫感を感じてしまいます。
　逆に、全て詰め込まないでいると感じる不安もあるのです。ルーチンタスクや予定、睡眠時間などを踏まえて、どれだけ時間が確保できるのか？また確保した時間でタスクがこなせるのかが分からない。もっとルーチンタスクや予定を削って、時間を確保しなければいけないのではないか？という不安です。
　日々のタスクは出来る日、出来ない日がどうしても出てきます。出来なかったタスクは、１週間単位で随時調整します。その時、見通しがつけやすい紙のウィークリー手帳が便利。過去はこれで管理してきました。しかし、たすくまで見通せるのは、１日。良くても翌日まで。これまでウィークリー手帳で管理してきた１週間単位での調整は、たすくまでは難しいのです。

　これらの不満の原因は、何を、いつまでにやるべきかを考える。日々の生活の中でいつ、どのくらい時間が確保出来るかを考える。それぞれが混在していて、かつおろそかになっていることです。
　両者は、密接に連動していて、どちらかをおろそかにしても機能しません。この２つを明確に分けながら、かつ完全に把握していかないといけません。
　つまり、タスク管理システムと時間管理システムとを見比べながら考える時間をとるのです。
　具体的な考える内容は、やりたいことを実現するために、どのくらいの時間が必要か。ルーチンタスクと当日の予定に埋め尽くされた１日のどこに時間を作り出すか。時間を確保するために、当日の予定を先送りするか？ルーチンタスクの一部を削るか？そして、確保した時間に何のタスクをはめ込むか？などです。
　これらを考えた上で、その結果を時間管理システムに置き、１日を管理するのです。

　このタスク管理システムと時間管理システムとを見比べながら考えるツールとして、アナログ手帳を活用するのです。
　具体的には、まず、１週間でタスクに取り組む必要のある時間を設定します。（現在の状況では１週間で５４０分）
　既に予定、仕事をはめ込んでいる、アナログ手帳の週間スケジュールにタスクをこなす時間を割り振っていきます。
ルーチンタスクは、時間管理システム（たすくま）を見ながらはめ込んでいきます。
　１週間の予定、仕事、睡眠、タスク、ルーチンタスク等を総合的に睨みながら、１週間の各日がオーバフローしていないかを考えます。
必要があれば、ルーチンタスクの削除や予定の変更、もしくは、確保したタスクの時間を変更していきます。
　１週間のスパンで計画していくことのメリットは、１日を超える、先の見通しをつけることが出来ること。そして、一番は当日出来なくても、調整が可能だという安心感だと思います。

　毎日は、アナログ手帳を元に予定、ルーチンタスク、当日やるべきタスクをすべてを入力した時間管理システム（たすくま）で過ごします。

　先に述べた、すべきことが網羅されていないのではという不安感もない。また、タスクがあふれかえっているという圧迫感もない。これは丁度いい感覚です。

　当面はこのようなやり方をしていこうと思います。これからも微調整を重ねながら、より自分にしっくりきたタスク管理、時間管理を実戦していこうと思います。