タスクリストを作成する上での心構え
現在、たすくまで生活のログを毎日とっているのですが、これから少しずつ日々行うべきタスクを埋め込んでいこうと思います。
タスク管理も、これまで試行錯誤を繰り返してきましたが、少し自分の考え方を整理しておこうと思いいろいろなサイトを見ていると、このような記事に出会いました。
私も今までいくつものタスク管理システムを作ってきました。その中で分かったのは、４つの性質の違う情報をきちんと明確に分けて管理しないと、いずれタスクリストが崩壊するということです。
ここでは以下のように名付けることにします。
１．アイデア
２．イベント
３．タスク
４．アクション
この４つのいずれかが混合していると、仕事が複雑で創造的なものになってきたときに耐えられなくなります。逆に、この４つをきちんと分けて管理できていれば、どんな状況でもかなり柔軟に対応できます。
この記事にはとても共感しました。この記事をベースに自分の頭を整理しようと思います。
１〜４を自分自身が理解しやすいように少し定義しなおしてみました。
１ アイデア
将来実行するタスクを生み出すインプット。アクションやタスクとは切り離し。
２ イベント
実行タイミングが確定しているもの。実行しないと損失が生まれるもの。
３ タスク
実行タイミングが自分で決められるもの。
４ アクション
タスクの中から、今日やるものだけを抽出したもの。習慣化された行動。
現在は、１〜４を明確にして行動しているとは言い難いです。
イベントとタスクの違いについては理解出来ており、カレンダーとタスクリストを２つの違いを意識しながら運用しています。
しかし、アイデアとタスク、アクションの違いは意識出来ていません。特にアイデアというものをタスク管理には使ってきていませんでした。
このあたりが原因で、やらないといけないことが多すぎて気持ちが押しつぶされてしまうという日々の状態を作っていたようです。
まず、アイデアとタスクの違いです。中・長期のビジョンを達成するために本当に必要なものかどうかの精査をして、それを通過したものがタスクということです。その精査という作業を意識していませんでした。
更に言えば、アイデアの中には、①「自分が」やりたいこと と ②「他者から」期待されていること の二つがあります。特に②他者から期待されていることは、自然にタスクの中に紛れ込んでしまい大きなウエイトを占めます。自分にとっては、アイデアという箱に①と②をまず放り込んで、その後精査をして２タスクに落とし込むという作業が必要だということが理解出来、目から鱗の感覚でした。
次にタスクとアクションの違い。これは意識はある程度していますが、実践するのはなかなか難しい。
以前の記事にも書きましたが、あまり「今日・今やる作業」と強制されると自分のモチベーションが下がってしまいます。
道を選ぶ自由と怠惰との危うい関係 - Design of the everyday life（自分らしい生活をデザイン）
１週間の見通しがすぐに見えるようにしておく、アクションを増やしすぎない（タスクも増やしすぎない）、などの対策を取るのかなと思っていますが、これは継続課題です。
これからタスクを埋め込む際には、まずアイデアを作成し、それからタスクに落とし込むプロセスを意識したいと思います。
その際に、①「自分が」やりたいこと と ②「他者から」期待されていること をアイデアの箱に入れ込み、そこからビジョンを基に精査してタスクにしていく。という作業を行っていきます。
注意としては、タスクは増やしすぎないようにコントロールするということでしょうか。
作業しながら生まれる気づきについては、これから随時書いていきます。
